מערכות תוכנה לניהול בחירות

30 ביולי 2017
דרור מולכו - ניהול מידע לבחירות

המסע שלי לאיתור מערכת לניהול קמפיין בחירות

בשנת 2012 הצטרפתי לגרעין ההקמה של מפלגת יש עתיד ויחד עם צוות דיגיטל מצומצמם הקמתי את מערכת המידע של המפלגה.
עוד לפני הבחירות של 2013 היה ברור לי שהצלחנו להביא משהו חדש ומרתק. כל המפלגות ואנשי השטח שלהם דיברו על הסדר המופתי של הפעילות ביש עתיד, ובכתבות מצולמות אף התעכבו על השיטות לאיסוף התומכים בזמן אמת. איך עשינו את זה? איך הצלחנו לשדך בין מאות אלפי משימות לעשרות אלפי מתנדבים? הסוד בעיני טמון בבחירת המערכת לניהול קמפיין הבחירות, ובמאמר זה אספר על הדרך שעברתי עד שמצאתי את המערכת שנתנה לי את הערך הגבוה ביותר.

מאז ועד היום בחנתי כל מערכת לניהול בחירות שקיימת בארץ, ובמאמר זה אספר איך בחרתי את המערכת האולטימטיבית, ומה בעצם עושה מערכת מתאימה יותר או פחות לקמפיין בחירות.

מערכות לניהול קמפיין ולא לניהול הצבעה

תחום התוכנה לניהול בחירות הוא רווי ומבלבל. תוכלו למצוא מגוון פתרונות החל ממערכות זולות ומיושנות המבוססות על אקסל ואקסס, ועד למערכות ענן יקרות עם דוחות מדוייקים, ממשקים מפותחים, וניהול בוחרים בזמן אמת. לפני שתמשיכו לקרוא חשוב להבהיר דבר אחד: אם חיפשתם מערכות שבהם מנהלים קמפיין בחירות וקשר עם הבוחרים – הגעתם למקום הנכון. אבל אם אתם צריכים מערכות לניהול הצבעה אלקטרונית – זה כבר יהיה בפוסט אחר.

מי צריך מערכת לניהול בוחרים?

במהלך קמפיין בחירות הצורך במערכת לשמירת כל המידע הוא קריטי: קמפיין טוב עובד מול יעדים מספריים, והיעדים האלה חייבים לכלול איסוף נתונים על תומכים ומצביעים פוטנציאליים. ככל שמנגנון איסוף הנתונים יותר מפותח, נוח ואמין – כך תגיע לבחירות עם רשימת תומכים גדולה יותר ואיכותית יותר.

ביום הבחירות עצמו, יש צורך במידע אמין בזמן אמת. הזנה של מידע שוטף מהקלפיות מאפשרת לעבוד בצורה חכמה וממוקדת ולהמריץ רק מי שעדיין לא הצביעו – ובכך האפקטיביות של ההמרצה עולה עשרות מונים. הסיבה מסתתרת בפרטים הקטנים. נניח שסימנתם 10,000 תומכים. כדי להמריץ כמות בוחרים כזו במהלך 6 שעות תידרשו לריכוז מאמץ של מעל 40 טלפנים. לעומת זאת אם אתם יודעים בדיוק מי מהתומכים כבר הצביע תידרשו בדרך כלל ריכוז מאמץ של 50% בלבד – 20 טלפנים. לסיכום, רק כשיש מידע בזמן אמת או קרוב לזה, ניתן לבצע המרצה ביעילות. כלל שמתארך הזמן בין ההצבעה של תומך לבין העדכון במערכת – כך ההמרצה תהיה אפקטיבית יותר.

עד לא מזמן מערכות בחירות התנהלו בצורה מסורבלת למדי: עבודה בקבצי אקסל, הדפסות של מאות עמודים, חלוקה של קבצים לאזורים ולפעילים ואז איחוד המידע שהתקבל בחזרה. עבודה בשיטות אלה צורכת משאבים רבים של כח אדם לסידור הנתונים, טיפול בכפילויות, זיהוי רשומות ועוד. גרוע מכך, עבודה לא מאורגנת על הנתונים גורמת לכאוס ובלאגן ופוגעת במיוחד באפקטיביות של ההמרצה ובניהול יום הבחירות. עוד מגרעה בעבודה מיושנת היא שאין מידע ואין תמונת מצב של השטח. אם אנחנו לא יודעים מה אחוז ההצבעה בקרב הציבור, ומה מצבנו ביחס אליו – הרי שלא נוכל לקבל שום החלטה מושכלת במהלך יום הבחירות. אבל אם נדע למשל שבאחת השכונות אחוז ההצבעה של התומכים נמוך משמעותית – נוכל לבדוק את העניין נקודתית ולטפל בשכונה.

לפני שאגש לספר לכם על המחקר שעשיתי עד שמצאתי מערכת שמתאימה באמת לניהול קמפיין הבחירות, אתחיל במערכת שגרמה לי לצאת למסע הזה. מערכת "ממריץ" של בחור בשם חיים סופר ושותפו באותם הימים גלעד – מחליפה שמות ובעלים בקצב מסחרר רק כדי להסתיר את כשלונות העבר.

התוכנה מתיימרת להיות התכנה של יש עתיד בבחירות 2013. למעשה מדובר במערכת נוראית שקיבלתי בכניסתי לתפקיד כנתון. שילמנו אלפים רבים על טעינות נתונים ועוד דברים בסיסיים – רק כדי לגלות שהנתונים טופלו בצורה רשלנית, ללא שום הבנה של מערכת בחירות והדאטה היקר. הכי גרוע היה לגלות שהמערכת קורסת בעומסים בינוניים בלבד.

זו היתה הטראומה שלי, ומכאן התחלתי תהליך ארוך של איתור מערכת ניהול קמפיינים למתמודדים ברשויות המקומיות בשנת 2013.

סוגי המערכות לניהול בחירות

בשוק קיימות מספר תוכנות לניהול מערכת בחירות, וכאן חשוב לעשות את ההפרדה הראשונה בין תוכנה שדורשת התקנה על המחשב לבין מערכת בענן לניהול הבחירות. היום לא נותרה שום סיבה להצדיק שימוש במערכת מקומית. ראשית היא דורשת התקנה ובכך מסרבלת את הפעילות. שנית, החיבור בין המחשבים הוא מיושן והעבודה ממכשירים ניידים היא בלתי אפשרית.

ההפרדה השנייה היא הגישה של המערכת לניהול הבחירות:כמעט ואין מערכות שנבנו במיוחד לניהול קמפיין בחירות. רוב המערכות שתראו בשוק הן בכלל מערכות לניהול לקוחות שהותאמו איכשהו לטפל במערכת בחירות. הבעיה עם הגישה הזו היא כפולה: ראשית צריכים לזכור שבוחרים אינם לקוחות, וניהול בוחרים שמבוסס על שיטות עבודה מול לקוחות גורמות להתעסקות אדירה ומוגזמת בפרטי הבוחר וביצירת קשר איתו. ניהול לקוחות הוא קמפיין פרטני מאוד, וניהול בוחרים הוא קמפיין סגמנטאלי ובקנה מידה רחב בהרבה. הבעיה הגדולה יותר היא שפעילי מטה בחירות אינם עובדים רגילים. מערכות CRM דורשות הכשרה והתנסות, ובנויות באופן פחות ידידותי. זה גורם למצב שבו לאיש השטח ולמתנדבים לא נוח לעבוד עם המערכת והיא נשארת פיל לבן. מצבים כאלה מוכרים היטב בתעשיית הCRM וכדי להמנע ממצב זה הדבר הנכון הוא לעבוד עם מערכת ייעודית לניהול בחירות.

מה חשוב בתוכנה לניהול בחירות?

  1. היא נמצאת בענן ולא דורשת התקנה מקומית
  2. ניתן לעבוד במערכת גם מהשטח במכשירים ניידים (אפליקציה)
  3. מתבצעים גיבויים יומיים לכל הנתונים
  4. יש ליווי מקצועי, הדרכה ותמיכה מהחברה המספקת
  5. ספק המערכת נקט צעדים משמעותיים להבטחת יציבות המערכת
  6. המערכת מיועדת לניהול בחירות ולא לניהול לקוחות

למה לא CRM

יש הבדל עצום בין אנשי מערכות מידע שנוגעים בבחירות, לבין אנשי בחירות שנוגעים במערכות מידע.

בישראל ישנם אינספור בתי תוכנה, וחלקת זיהוי את הפוטנציאל בעבודה בבחירות. אבל עולם מערכות המידע איננו מתאים לעולם של ניהול קמפיין בחירות מכמה סיבות:

מערכות מידע נוטות להיות כבדות ומורכבות מידי לפעילי שטח. הן מכילות הרבה יותר מידע מפורט על כל לקוח ומעיקות על המשתמש, מצריכות ידע מקצועי והטמעה ארוכה. הכי חשוב – מערכות אלה נועדו לעבודה עסקית בשגרה, ולא לניהול יום מטורף וקריטי כמו יום בחירות.

במשפחת המערכות שמגיעות מעולם הCRM מצאתי כמה מתחרות וניסיתי לבדוק את כולן – או לפחות אלה שעמדו בדרישת סף מינימלית של מערכת אונליין.

מערכות בהתקנה מקומית בכלל לא טרחתי לבדוק כי מדובר בטכנולוגיה מיושנת ביותר שלא מסייעת בניהול קמפיין בחירות.

בחנתי מערכות שונות המתיימרות לסייע בניהול קמפיין בחירות, בניהול בוחרים ופעילים. היו מערכות טובות והיו כאלה שפחות – אבל בכולן חזרה אותה הבעיה: בתוכנות אלה צריך להשקיע הרבה זמן בהדרכה פרטנית לכל פעיל, וזה מאוד מקשה על רתימת המתנדבים לפעילות. זה מתאים לארגונים בהם אנשים עובדים במשרד מסודר עם עמדת מחשב, אבל בקמפיין פוליטי הכל זמני ונשען על כח אדם מאוד מגוון. עוד בעיה שבה נתקלתי שם זה שאה חייב להסתמך על התקווה שהפעילים לא יעשו טעויות: שיעשו את השיחות בזמן הנכון, לאנשים הנכונים, ויגידו את הדברים הנכונים.

במטה בחירות מצוי, הנחות יסוד אלה לא תקפות. טלפנים טועים. לא תמיד מבינים את ההוראות ולא תמיד מדייקים בתסריט השיחה וכו.

קיצורו של עניין, עם מערכות CRM שמוסבות לניהול קמפיין בחירות זה דורש הרבה התעסקות בכח אדם ובניהול, ובסופו של דבר לא סומכים עליהן ועושים הכל בניירת.

חיפשתי מערכת שאוכל להעמיס עליה אלפי משתמשים ביום הבחירות והיא לא תקרוס – ולא מצאתי כזאת הבטחה אצל אף אחד. חיפשתי מערכת שתקצר לי תהליכים, תאפשר לי לחבר המון פעילים לעבודה, ולדעת שההקמפיין רץ. רציתי לראות דוחות דינאמיים בזמן אמת על הפעילים ועל תוצאות השיחות. האמת שרציתי לא מעט דברים נוספים מהמערכת -אבל לפני הכל – הגישה של המערכות היתה לא ידידותית ולא מתאימה למערך מורכב כמו ניהול בחירות.

ואז פגשתי את פוליפון

את שמואל וזאנה מנכ"ל חברת פוליפון פגשתי כחודש לפני הבחירות של 2013 לכנסת. ראיתי מערכת שמסתכלת אחרת על הדברים: מעיני הפעיל והמתנדב. לי כמנהל מערכת היא הציעה את האפשרות לחבר כל פעיל לפעילות מוגדרת. פוליפון היתה היחידה שבנתה אפליקציה לניהול בחירות, וזה רכיב קריטי לניהול קמפיין, מפני שבין אם אתם מתכננים פעילויות שטח, חוגי בית, סקרים, שיחות המרצה, הסעות, או דיווח בקלפיות – זו פעילות שעושים בדרך כלל במקום בו מחשב פשוט אינו פרקטי מספיק – והנייד של הפעיל הוא המכשיר הרלבנטי ביותר.

המערכת נבנתה במיוחד לניהול קמפיין בחירות המבוסס על פעילים \ אנשי שטח ולכן הדבר הכי בולט בפוליפון זה שלפעילים – נוח להשתמש בה. הגישה הזו יצרה מערכת שהשטח אוהב ומבין. כשהשטח שלך מחובר למערכת מידע בזמן אמת אפשר לעבוד בצורה שיטתית ולשלוט בניהול הקמפיין בזמן אמת.

הסוד של יש עתיד: ככה מנהלים מאות אלפי תומכים

המספרים שסיכמו את הפעילות של פוליפון במפלגת יש עתיד חסויים ולא אוכל לשתף אותם כאן, אבל מדובר בקנה מידה עצום של התקשרויות ושיחות עם בוחרים. אחרי שנים של עבודה משותפת עם פוליפון בתפקידי כמנהל המידע במפלגת יש עתיד – החלפתי צד, ויצאתי לעבוד עם מתמודדים עצמאיים ולרתום לטובתם את מערכת פוליפון – ושיטות העבודה המתקדמות שפיתחתי.

מה עוד חשוב חוץ ממערכת לניהול קמפיין?

לצד ניהול הנתונים, הפעילים ושיחות הטלפון – אני עושה שימוש נרחב ביותר בהודעות SMS וIVR הן לסקרים והן להעברת מסרים לבוחרים. כלים נלווים כמו מערכת לשליחת SMS או מערכות דיוור חיצונית הכרחית לקמפיין

לסיכום

אם יום הבחירות חשוב לך, אם יש לך פעילים, אם אתה עושה סקרים, ואם אתה מבין את החשיבות העצומה של ניהול הנתונים בקמפיין הבחירות – אני מזמין אותך לשיחת היכרות איתי, וביחד נבדוק אם פוליפון היא המערכת שתתן לך את היתרון הטכנולוגי.

השירות לא מתאים לכל אחד, ובחלק מהיישובים יש לי הסכם בלעדיות עם מתמודד מוביל – אך שיחה עניינית מגיעה לכל מתמודד, ואשמח לייעץ לך מנסיוני לגבי כלים נוספים לניהול קמפיין בחירות.

מעניין אותך?

 077-2313666
 wazana@gmail.com